Un-e assistant-e de direction

Au sein d’une collectivité composée d’un Comité de sept directeurs et trente services, vous assistez le directeur général dans ses tâches essentielles quotidiennes, vous facilitez sa visibilité des grands projets, vous organisez et sécurisez le Conseil municipal et gérer différentes tâches administratives incontournables.

Située au cœur de l’Essonne, entre ville et campagne, la ville de Brétigny-sur-Orge (27 000 habitants) est accessible par la ligne C du R.E.R. Commune dynamique, porteuse de projets ambitieux, elle est membre de la Communauté d’Agglomération Cœur d’Essonne (200 000 hab.)

 

Vos fonctions :

Assister le DGS dans son travail quotidien

– Gérer l’agenda au quotidien, la messagerie éventuellement
– Organiser, préparer des rendez-vous et réunions, suivre l’application des décisions
– Rédiger des courriers, notes et rapports, comptes-rendus, des communiqués
– Préparer et classer des dossiers
– Relayer les courriers, courriels fléchés et suivre les réponses
– Suivre les parapheurs : courriers et arrêtés mis à la signature des élus
– Mettre à jour la mallette des élus

Assister le DGS dans la programmation et le suivi des projets de l’administration

– Mettre en place un tableau de bord et de suivi de l’avancée des projets et actions
– Participer à l’organisation de réunions transversales en lien avec les chefs de projets, chefs de service, directeurs
– Faire le lien entre les différents secrétariats des services ou directions

Organiser et sécuriser les conseils municipaux

– Etablir le rétro planning des conseils municipaux
– Etablir l’ordre du jour et recueillir les rapports et délibérations
– Relire les rapports et délibérations et vérifier leur mise en forme
– Vérifier les visas des délibérations en lien avec le service juridique
– Coordonner la préparation matérielle et la tenue des commissions et de chaque Conseil municipal
– Traiter toutes les actions de diffusion des ordres du jours, rapports, délibérations, comptes-rendus et les actes rendus exécutoires par la préfecture

Gérer le registre des arrêtés et des décisions et coordonner l’archivage

– Relire les actes administratifs et attribuer les numéros (hors actes RH)
– Classer les actes rendus exécutoires après transmission à la préfecture

Effectuer la comptabilité et la gestion logistique

– Organiser et suivre la fonction d’archivage administratif
– Saisir et suivre l’exécution du budget de la direction
– Saisir les bons de commandes et engagements budgétaires
– Gérer le stock et effectuer les commandes de fournitures ou matériels

 

Votre profil :

Vous justifiez d’une expérience significative de la fonction et d’un bagage académique de niveau bac+2 en GEA ou du domaine juridique qui vous permettront d’appréhender rapidement vos
fonctions.
Vous maîtrisez le langage administratif écrit, ainsi que juridique. Vous communiquer avec aisance et diplomatie quels que soient vos interlocuteurs. Vous maitrisez l’outil informatique.
Vous savez hiérarchiser et prioriser les questions et les sujets à traiter.

 

Cette offre d’emploi vous intéresse, adressez votre candidature (Lettre de motivation et CV) jusqu’au 7 juin 2020 à :
Monsieur le Maire de Brétigny-sur-Orge
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville
44 rue de la Mairie – BP 58
91224 Brétigny-sur-Orge Cedex
recrutement@mairie-bretigny91.fr