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Un assistant de direction (F/H)

Vous assistez la directrice (gestion de l’agenda, programmation des réunions, collaboration sur des dossiers : tâches administratives, recherche, prise de notes, rédaction de compte-rendu, classement/archivage…), et faite partie du réseau des assistantes de direction (assure l’intérim de l’assistante du DGS en son absence, notamment sur la gestion des actes administratifs et les Conseils municipaux). Vous êtes le référent en matière de Gestion Relation Citoyens (GRC) pour la direction : Vous centralisez et suivez les demandes et êtes l’interlocuteur principal du service Proximité. Vous participez à l’amélioration de la qualité de réponse à l’usager, en lien avec les services de la direction.

Située au cœur de l’Essonne, entre ville et campagne, la ville de Brétigny-sur-Orge (27 000 habitants) est accessible par la ligne C du R.E.R. Commune dynamique, porteuse de projets ambitieux, elle est membre de la Communauté d’Agglomération Cœur d’Essonne (200 000 hab.). La ville recrute

Un assistant de direction (F/H)
Cadre d’emplois des rédacteurs

Vos missions

Fonction administrative

  • Référent de la Gestion des Relations Citoyens des services de la direction :
    • Centralisation des demandes, réclamations (courriers, mails, outil GRC etc…)
    • Rédaction de réponses aux usagers ou suivi des réponses apportées par les services de la direction
    • Élaboration des statistiques, bilans réguliers (via tableaux de bord internes ou outil de GRC), interlocuteur principal du service Proximité
  • Rédaction et suivi de courriers, notes et compte-rendu de réunions. Participation aux réunions si besoin
  • Gestion du courrier postal et mails : réception, enregistrement, réponses et suivi
  • Rédaction et/ou contrôle des actes administratifs de la direction
  • Constitution des dossiers des commissions et autres
  • Création et mise à jour de tableaux de suivi des activités de la direction
  • Veille administrative
  • Assiste la direction dans la gestion de dossiers spécifiques

Fonction de préparation et planification de réunions

  • Tenue des agendas de la direction et des élus
  • Organisation de réunions : réservation de salle, convocations, préparations de documents….

Fonction d’accueil et de communication

  • Accueil physique et téléphonique de la direction.
  • Transmission aux agents de l’ensemble du service de consignes diverses en provenance de la direction.
  • Diffusion d’information en interne et en externe.

Votre profil

Vous connaissez l’environnement territorial. Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles et vous savez établir des actes administratifs et rédiger des courriers. Vous faites preuve d’une excellente organisation pour gérer en parallèle des tâches variées. Vos qualités d’écoute, de dialogue, de prise de recul, votre diplomatie sont reconnues. Vous êtes à l’aise avec la dématérialisation des tâches (la connaissance du logiciel Ciril serait un plus). Vous savez faire preuve de discrétion, de rigueur et d’initiative. Vous possédez un baccalauréat ou un diplôme de niveau équivalent, ainsi qu’une expérience sur un poste similaire.

Statut et Avantages collectifs au travail

  • Participation employeur à la complémentaire santé et à la prévoyance
  • Durée hebdomadaire de travail : 37h15 – 25 jours de congés annuels, 12 jours de RTT et 2 jours de fractionnement
  • Compte-Epargne Temps
  • Adhésion individuelle au CNAS (Comité National d’Action Sociale) tarif préférentiel spectacle, culture, sport, parcs d’attraction, cinémas, des prestations via Meyclub Chèques vacances/loisirs – Tarifs préférentiels Ciné 220 et salle de concert le Rack’Am

Cette offre d’emploi vous intéresse, adressez votre candidature en ligne en cliquant sur le lien ci-dessous :
https://www.espace-citoyens.net/bretigny91/espace-citoyens/Demande/NouvelleDemande/RH/CANDIDTURE

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